Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Parteien

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag wird geschlossen zwischen

dem Inhaber des uplads-Kontos, über das der Dienst uplads.com genutzt wird, als Verantwortlicher (nachfolgend „Verantwortlicher“),

und

replient.ai Software GmbH
Derflerstraße 27/1
4040 Lichtenberg, Österreich
als Auftragsverarbeiter (nachfolgend „Auftragsverarbeiter“, Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter gemeinsam die „Parteien“).

Präambel

Der Verantwortliche hat den Auftragsverarbeiter im bereits geschlossenen Vertrag über die Nutzung von uplads.com (nachfolgend „Hauptvertrag“) zu den dort genannten Leistungen beauftragt. Teil der Vertragsdurchführung ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Insbesondere Art. 28 DSGVO stellt bestimmte Anforderungen an eine solche Auftragsverarbeitung. Zur Wahrung dieser Anforderungen schließen die Parteien den nachfolgenden Auftragsverarbeitungsvertrag (nachfolgend die „Vereinbarung“), dessen Erfüllung nicht gesondert vergütet wird, sofern dies nicht ausdrücklich vereinbart ist.

§ 1 Begriffsbestimmungen

(1) Verantwortlicher ist gem. Art. 4 Abs. 7 DSGVO die Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen Verantwortlichen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

(2) Auftragsverarbeiter ist gem. Art. 4 Abs. 8 DSGVO eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.

(3) Personenbezogene Daten sind gem. Art. 4 Abs. 1 DSGVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „Betroffener“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.

(4) Besonders schutzbedürftige personenbezogene Daten sind personenbezogene Daten gem. Art. 9 DSGVO, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit von Betroffenen hervorgehen, personenbezogene Daten gem. Art. 10 DSGVO über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten oder damit zusammenhängende Sicherungsmaßregeln sowie genetische Daten gem. Art. 4 Abs. 13 DSGVO, biometrische Daten gem. Art. 4 Abs. 14 DSGVO, Gesundheitsdaten gem. Art. 4 Abs. 15 DSGVO sowie Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person.

(5) Verarbeitung ist gem. Art. 4 Abs. 2 DSGVO jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, der Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

(6) Aufsichtsbehörde ist gem. Art. 4 Abs. 21 DSGVO eine von einem Mitgliedstaat gem. Art. 51 DSGVO eingerichtete unabhängige staatliche Stelle.

§ 2 Vertragsgegenstand

(1) Der Auftragsverarbeiter erbringt für den Verantwortlichen die im Hauptvertrag genannten Leistungen. Dabei erhält der Auftragsverarbeiter Zugriff auf personenbezogene Daten, die der Auftragsverarbeiter für den Verantwortlichen ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Verantwortlichen verarbeitet. Umfang und Zweck der Datenverarbeitung durch den Auftragsverarbeiter ergeben sich aus dem Hauptvertrag und etwaigen zugehörigen Leistungsbeschreibungen. Dem Verantwortlichen obliegt die Beurteilung der Zulässigkeit der Datenverarbeitung.

(2) Zur Konkretisierung der beiderseitigen datenschutzrechtlichen Rechte und Pflichten schließen die Parteien die vorliegende Vereinbarung. Die Regelungen der vorliegenden Vereinbarung gehen im Zweifel den Regelungen des Hauptvertrags vor.

(3) Die Bestimmungen dieses Vertrages finden Anwendung auf alle Tätigkeiten, die mit dem Hauptvertrag in Zusammenhang stehen und bei denen der Auftragsverarbeiter und seine Beschäftigten oder durch den Auftragsverarbeiter Beauftragte mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen, die vom Verantwortlichen stammen oder für den Verantwortlichen erhoben wurden.

(4) Die Laufzeit dieses Vertrags richtet sich nach der Laufzeit des Hauptvertrages, sofern sich aus den nachfolgenden Bestimmungen nicht darüber hinausgehende Verpflichtungen oder Kündigungsrechte ergeben.

§ 3 Weisungsrecht

(1) Der Auftragsverarbeiter darf Daten nur im Rahmen des Hauptvertrags und gemäß den Weisungen des Verantwortlichen erheben, verarbeiten oder nutzen. Wird der Auftragsverarbeiter durch das Recht der Europäischen Union oder der Mitgliedstaaten, dem er unterliegt, zu weiteren Verarbeitungen verpflichtet, teilt er dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit.

(2) Die Weisungen des Verantwortlichen werden anfänglich durch diesen Vertrag festgelegt und können vom Verantwortlichen danach in schriftlicher Form oder in Textform durch einzelne Weisungen geändert, ergänzt oder ersetzt werden (Einzelweisung). Der Verantwortliche ist jederzeit zur Erteilung entsprechender Weisungen berechtigt. Dies umfasst Weisungen in Hinblick auf die Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten.

(3) Alle erteilten Weisungen sind vom Verantwortlichen zu dokumentieren. Weisungen, die über die hauptvertraglich vereinbarte Leistung hinausgehen, werden als Antrag auf Leistungsänderung behandelt.

(4) Ist der Auftragsverarbeiter der Ansicht, dass eine Weisung des Verantwortlichen gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt, hat er den Verantwortlichen unverzüglich darauf hinzuweisen. Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, die Durchführung der betreffenden Weisung so lange auszusetzen, bis diese durch den Verantwortlichen bestätigt oder geändert wird. Der Auftragsverarbeiter darf die Durchführung einer offensichtlich rechtswidrigen Weisung ablehnen.

(5) Die Bedienung der Anwendung durch den Verantwortlichen, seine Nutzer und die von ihm verbundenen KI-Assistenten gilt als Weisung im Sinne dieser Vereinbarung. Das betrifft insbesondere das Hochladen von Creatives, das Anlegen und Starten von Kampagnen sowie die Nutzung der KI-Funktionen.

§ 4 Arten der verarbeiteten Daten, Kreis der Betroffenen, Drittland

(1) Im Rahmen der Durchführung des Hauptvertrags erhält der Auftragsverarbeiter Zugriff auf die in Anlage 1 näher spezifizierten personenbezogenen Daten.

(2) Der Kreis der von der Datenverarbeitung Betroffenen ist in Anlage 2 dargestellt.

(3) Eine Weitergabe personenbezogener Daten in ein Drittland (außerhalb des EWR) darf unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO stattfinden.

§ 5 Schutzmaßnahmen des Auftragsverarbeiters

(1) Der Auftragsverarbeiter ist verpflichtet, die gesetzlichen Bestimmungen über den Datenschutz zu beachten und die aus dem Bereich des Verantwortlichen erlangten Informationen nicht an Dritte weiterzugeben oder deren Zugriff auszusetzen. Unterlagen und Daten sind gegen die Kenntnisnahme durch Unbefugte unter Berücksichtigung des Stands der Technik zu sichern.

(2) Der Auftragsverarbeiter wird in seinem Verantwortungsbereich die innerbetriebliche Organisation so gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Er hat die in Anlage 3 genannten technischen und organisatorischen Maßnahmen zum angemessenen Schutz der Daten des Verantwortlichen gem. Art. 32 DSGVO getroffen, die der Verantwortliche als angemessen anerkennt. Eine Änderung der getroffenen Sicherheitsmaßnahmen bleibt dem Auftragsverarbeiter vorbehalten, wobei er sicherstellt, dass das vertraglich vereinbarte Schutzniveau nicht unterschritten wird.

(3) Den bei der Datenverarbeitung durch den Auftragsverarbeiter beschäftigten Personen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen. Der Auftragsverarbeiter wird alle Personen, die von ihm mit der Bearbeitung und der Erfüllung dieses Vertrages betraut werden (nachfolgend „Mitarbeiter“), entsprechend verpflichten (Verpflichtung zur Vertraulichkeit, Art. 28 Abs. 3 lit. b DSGVO) und mit der gebotenen Sorgfalt die Einhaltung dieser Verpflichtung sicherstellen.

(4) Der Auftragsverarbeiter hat einen Datenschutzbeauftragten benannt. Der Datenschutzbeauftragte des Auftragsverarbeiters ist heyData GmbH, Schützenstr. 5, 10117 Berlin, datenschutz@heydata.eu, www.heydata.eu.

§ 6 Informationspflichten des Auftragsverarbeiters

(1) Bei Störungen, Verdacht auf Datenschutzverletzungen oder Verletzungen vertraglicher Verpflichtungen des Auftragsverarbeiters, Verdacht auf sicherheitsrelevante Vorfälle oder andere Unregelmäßigkeiten bei der Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch den Auftragsverarbeiter, bei ihm im Rahmen des Auftrags beschäftigten Personen oder durch Dritte wird der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich informieren. Dasselbe gilt für Prüfungen des Auftragsverarbeiters durch die Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Die Meldung über eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten enthält zumindest folgende Informationen:

1. eine Beschreibung der Art der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, soweit möglich, mit Angabe der Kategorien und der Zahl der betroffenen Personen, der betroffenen Kategorien und der Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;
2. eine Beschreibung der von dem Auftragsverarbeiter ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen;
3. eine Beschreibung der wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten.

(2) Der Auftragsverarbeiter trifft unverzüglich die erforderlichen Maßnahmen zur Sicherung der Daten und zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen der Betroffenen, informiert hierüber den Verantwortlichen und ersucht um weitere Weisungen.

(3) Der Auftragsverarbeiter ist darüber hinaus verpflichtet, dem Verantwortlichen jederzeit Auskünfte zu erteilen, soweit dessen Daten von einer Verletzung nach Absatz 1 betroffen sind.

(4) Über wesentliche Änderung der Sicherheitsmaßnahmen nach § 5 Abs. 2 hat der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen zu unterrichten.

§ 7 Kontrollrechte des Verantwortlichen

(1) Der Verantwortliche kann sich vor der Aufnahme der Datenverarbeitung und sodann jährlich von den technischen und organisatorischen Maßnahmen des Auftragsverarbeiters überzeugen. Hierfür kann er z. B. Auskünfte des Auftragsverarbeiters einholen, sich vorhandene Testate von Sachverständigen, Zertifizierungen oder internen Prüfungen vorlegen lassen oder die technischen und organisatorischen Maßnahmen des Auftragsverarbeiters nach rechtzeitiger Abstimmung zu den üblichen Geschäftszeiten selbst persönlich prüfen oder durch einen sachkundigen Dritten prüfen lassen, sofern dieser nicht in einem Wettbewerbsverhältnis zum Auftragsverarbeiter steht. Der Verantwortliche wird Kontrollen nur im erforderlichen Umfang durchführen und die Betriebsabläufe des Auftragsverarbeiters dabei nicht unverhältnismäßig stören.

(2) Der Auftragsverarbeiter verpflichtet sich, dem Verantwortlichen auf dessen mündliche oder schriftliche Anforderung innerhalb einer angemessenen Frist alle Auskünfte und Nachweise zur Verfügung zu stellen, die zur Durchführung einer Kontrolle der technischen und organisatorischen Maßnahmen des Auftragsverarbeiters erforderlich sind.

(3) Der Verantwortliche dokumentiert das Kontrollergebnis und teilt es dem Auftragsverarbeiter mit. Bei Fehlern oder Unregelmäßigkeiten, die der Verantwortliche insbesondere bei der Prüfung von Auftragsergebnissen feststellt, hat er den Auftragsverarbeiter unverzüglich zu informieren. Werden bei der Kontrolle Sachverhalte festgestellt, deren zukünftige Vermeidung Änderungen des angeordneten Verfahrensablaufs erfordern, teilt der Verantwortliche dem Auftragsverarbeiter die notwendigen Verfahrensänderungen unverzüglich mit.

§ 8 Einsatz von Dienstleistern

(1) Die vertraglich vereinbarten Leistungen werden unter Einschaltung der in Anlage 4 genannten Dienstleister (nachfolgend „Unterauftragsverarbeiter“) durchgeführt. Der Verantwortliche erteilt dem Auftragsverarbeiter seine allgemeine Genehmigung im Sinne von Art. 28 Abs. 2 S. 1 DSGVO, im Rahmen seiner vertraglichen Verpflichtungen weitere Unterauftragsverarbeiter zu beauftragen oder bereits beauftragte zu ersetzen.

(2) Der Auftragsverarbeiter wird den Verantwortlichen vorab per E-Mail an die im uplads-Konto hinterlegte Adresse über jede beabsichtigte Änderung in Bezug auf die Hinzuziehung oder die Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters informieren. Der Verantwortliche kann gegen eine beabsichtigte Hinzuziehung oder die Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters aus wichtigem datenschutzrechtlichen Grund Einspruch erheben.

(3) Der Einspruch gegen die beabsichtigte Hinzuziehung oder die Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters ist innerhalb von 2 Wochen nach Versand der Information zu erheben. Wird kein Einspruch erhoben, gilt die Hinzuziehung oder Ersetzung als genehmigt. Liegt ein wichtiger datenschutzrechtlicher Grund vor und ist eine einvernehmliche Lösungsfindung zwischen dem Verantwortlichen und dem Auftragsverarbeiter nicht möglich, steht dem Verantwortlichen ein Sonderkündigungsrecht zum auf den Einspruch folgenden Monatsende zu.

(4) Der Auftragsverarbeiter hat bei der Einschaltung von Unterauftragsverarbeitern diese entsprechend den Regelungen dieser Vereinbarung zu verpflichten.

(5) Ein Unterauftragsverhältnis im Sinne dieser Bestimmungen liegt nicht vor, wenn der Auftragsverarbeiter Dritte mit Dienstleistungen beauftragt, die als reine Nebenleistungen anzusehen sind. Dazu gehören z. B. Post-, Transport- und Versandleistungen, Reinigungsleistungen, Telekommunikationsleistungen ohne konkreten Bezug zu Leistungen, die der Auftragsverarbeiter für den Verantwortlichen erbringt, und Bewachungsdienste. Wartungs- und Prüfleistungen stellen zustimmungspflichtige Unterauftragsverhältnisse dar, soweit diese für IT-Systeme erbracht werden, die auch im Zusammenhang mit der Erbringung von Leistungen für den Verantwortlichen genutzt werden.

(6) Die Werbeplattformen, mit denen der Verantwortliche sein eigenes Werbekonto verbindet (Anlage 4, Abschnitt 2), sind keine Unterauftragsverarbeiter des Auftragsverarbeiters. Der Auftragsverarbeiter übermittelt Daten dorthin ausschließlich auf Weisung des Verantwortlichen. Für diese Verarbeitung gilt das Vertragsverhältnis zwischen dem Verantwortlichen und der jeweiligen Plattform.

(7) Eine Weitergabe personenbezogener Daten in ein Drittland (außerhalb des EWR) darf unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO stattfinden.

§ 9 Anfragen und Rechte Betroffener

(1) Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen bei der Erfüllung von dessen Pflichten nach Art. 12 bis 22 sowie 32 bis 36 DSGVO.

(2) Macht ein Betroffener Rechte, etwa auf Auskunftserteilung, Berichtigung oder Löschung hinsichtlich seiner Daten, unmittelbar gegenüber dem Auftragsverarbeiter geltend, so reagiert dieser nicht selbstständig, sondern verweist den Betroffenen an den Verantwortlichen und wartet dessen Weisungen ab.

§ 10 Haftung

(1) Für den Ersatz von Schäden, die ein Betroffener wegen einer nach den Datenschutzgesetzen unzulässigen oder unrichtigen Datenverarbeitung oder Nutzung im Rahmen der Auftragsverarbeitung erleidet, ist im Innenverhältnis zum Auftragsverarbeiter allein der Verantwortliche gegenüber dem Betroffenen verantwortlich.

(2) Der Auftragsverarbeiter haftet für Schäden unbeschränkt, soweit die Schadensursache auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung des Auftragsverarbeiters, seines gesetzlichen Vertreters oder Erfüllungsgehilfen beruht.

(3) Für fahrlässiges Verhalten haftet der Auftragsverarbeiter nur bei Verletzung einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Verantwortliche regelmäßig vertraut und vertrauen darf, jedoch beschränkt auf den vertragstypischen Durchschnittsschaden. Im Übrigen ist die Haftung des Auftragsverarbeiters, auch für seine Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen, ausgeschlossen.

(4) Die Haftungsbegrenzung gemäß § 10 Abs. 3 gilt nicht für Schadensersatzansprüche aus der Verletzung von Leben, Körper, Gesundheit oder aus der Übernahme einer Garantie.

§ 11 Beendigung des Hauptvertrags

(1) Der Auftragsverarbeiter wird dem Verantwortlichen nach Beendigung des Hauptvertrags alle ihm überlassenen Unterlagen, Daten und Datenträger zurückgeben oder, auf Wunsch des Verantwortlichen und sofern nicht nach dem Unionsrecht oder anderem anwendbaren nationalen Recht eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht, löschen. Dies betrifft auch etwaige Datensicherungen beim Auftragsverarbeiter. Der Auftragsverarbeiter hat den dokumentierten Nachweis der ordnungsgemäßen Löschung auf Anfrage zu führen.

(2) Der Verantwortliche hat das Recht, die vollständige und vertragsgerechte Rückgabe oder Löschung der Daten beim Auftragsverarbeiter in geeigneter Weise zu kontrollieren.

(3) Der Auftragsverarbeiter ist verpflichtet, auch über das Ende des Hauptvertrags hinaus die ihm im Zusammenhang mit dem Hauptvertrag bekannt gewordenen Daten vertraulich zu behandeln. Die vorliegende Vereinbarung bleibt über das Ende des Hauptvertrags hinaus so lange gültig, wie der Auftragsverarbeiter über personenbezogene Daten verfügt, die ihm vom Verantwortlichen zugeleitet wurden oder die er für diesen erhoben hat.

§ 12 Schlussbestimmungen

(1) Soweit der Auftragsverarbeiter Unterstützungshandlungen nach dieser Vereinbarung nicht ausdrücklich kostenlos durchführt, kann er dem Verantwortlichen dafür eine angemessene Gebühr in Rechnung stellen, es sei denn, eigene Handlungen oder Unterlassungen des Auftragsverarbeiters haben diese Unterstützung unmittelbar erforderlich gemacht.

(2) Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürfen der Textform. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis. Der Vorrang individueller Vertragsabreden bleibt hiervon unberührt.

(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung ganz oder teilweise nicht rechtswirksam oder nicht durchführbar sein oder werden, so wird hierdurch die Gültigkeit der jeweils übrigen Bestimmungen nicht berührt.

(4) Diese Vereinbarung unterliegt österreichischem Recht.

§ 13 Zustandekommen

(1) Diese Vereinbarung ist Bestandteil des Hauptvertrags und kommt mit diesem zustande. Mit der Annahme der Nutzungsbedingungen gilt auch diese Vereinbarung als geschlossen. Eine gesonderte Unterzeichnung ist nicht erforderlich.

(2) Der Auftragsverarbeiter stellt auf Wunsch eine unterzeichnete Ausfertigung mit den Daten des Verantwortlichen bereit. Dafür genügt eine E-Mail an office@replient.ai mit dem Firmenwortlaut und der vollständigen Anschrift des Verantwortlichen.

(3) Die jeweils aktuelle Fassung ist unter uplads.com/de/dpa abrufbar, die Liste der Unterauftragsverarbeiter zusätzlich unter uplads.com/de/subprocessors. Maßgeblich ist die zum Zeitpunkt der Nutzung geltende Fassung. Änderungen erfolgen nach § 12 Abs. 2 und, soweit sie Unterauftragsverarbeiter betreffen, nach § 8.

Anlage 1: Beschreibung der Daten und Datenkategorien

Im Rahmen der Erbringung der vertraglich vereinbarten Dienstleistung (Bereitstellung einer SaaS-Lösung zum gebündelten Anlegen, Verwalten und Auswerten von Werbeanzeigen auf verbundenen Werbeplattformen) erhält der Auftragsverarbeiter Zugriff auf die folgenden Arten und Kategorien personenbezogener Daten:

1. Stammdaten und Identifikationsdaten

• Vor- und Nachnamen der Nutzer des Verantwortlichen
• E-Mail-Adressen der Nutzer und der von ihnen eingeladenen Teammitglieder
• Firmen- und Rechnungsdaten des Verantwortlichen
• Namen und Kennungen der verbundenen Werbekonten, Seiten, Profile und Organisationen

2. Inhaltsdaten

• Hochgeladene Creatives (Bilder, Videos) einschließlich der darin abgebildeten Personen
• Anzeigentexte, Überschriften, Beschreibungen und Ziel-URLs
• Vom Verantwortlichen hinterlegter Markenkontext sowie Prompts und Ergebnisse der KI-Funktionen
• Transkripte der Tonspur hochgeladener Videos, erzeugt zur Auswertung und Verschlagwortung von Creatives
• Support-Nachrichten und darin übermittelte Dateien

Bei Nutzung der KI-Funktionen werden Creatives, Anzeigentexte und Markenkontext an den jeweiligen KI-Anbieter übermittelt. Dies umfasst Bilder und einzelne Videobilder zur Bildanalyse sowie die aus Videos extrahierte Tonspur zur Transkription. Werden diese Funktionen nicht genutzt, findet keine Übermittlung an KI-Anbieter statt.

Hinweis: Creatives und Freitextfelder sind unstrukturierte Inhalte. Sie können personenbezogene Daten Dritter enthalten, etwa abgebildete Testimonials oder Mitarbeiter. Der Verantwortliche entscheidet, welche Inhalte er hochlädt.

3. Werbekonto- und Leistungsdaten

• Kampagnen-, Anzeigengruppen- und Anzeigenstrukturen der verbundenen Werbekonten
• Zielgruppen- und Platzierungseinstellungen sowie Budgets und Gebote
• Aggregierte Leistungskennzahlen (Impressionen, Klicks, Kosten, Conversions). Diese beziehen sich auf Werbemaßnahmen, nicht auf einzelne Endnutzer.
• Kennungen verbundener Pixel, Datensätze und Custom Audiences (ohne deren Inhalte)

4. Meta- und Kommunikationsdaten

• IP-Adressen und HTTP-Metadaten
• Access Tokens und Refresh Tokens der verbundenen Plattformen, verschlüsselt gespeichert
• Vom Verantwortlichen hinterlegte Zugangsdaten für eigene Dienste, etwa API-Schlüssel für KI-Anbieter, Slack-Webhooks oder ClickUp-Token, verschlüsselt gespeichert
• Session-Daten, Job-Kennungen und Protokolle der Hintergrundverarbeitung

5. Nutzungsdaten

• Protokolldaten zur Interaktion mit der Anwendung, einschließlich Session Replay
• Verbrauchs- und Abrechnungsdaten der KI-Funktionen

Nicht Gegenstand der Verarbeitung sind Kundenlisten, Hash-Listen und sonstige Zielgruppen-Rohdaten des Verantwortlichen. Von Custom Audiences werden ausschließlich Kennung, Name, Typ und Größenangabe verarbeitet, nicht deren Inhalt; der Abgleich erfolgt ausschließlich innerhalb der jeweiligen Werbeplattform. Von Lead-Formularen werden ausschließlich Kennung, Name, Status, Sprache und Erstellungszeitpunkt verarbeitet, nicht die über diese Formulare eingegangenen Daten der Betroffenen.

Anlage 2: Beschreibung der Betroffenen und Betroffenengruppen

• Nutzer und Beschäftigte des Verantwortlichen: Personen, die einen Zugang zu uplads besitzen oder in einen Workspace eingeladen wurden.
• Kunden des Verantwortlichen: Personen, deren Werbekonten der Verantwortliche über uplads betreut, sowie deren Ansprechpartner.
• In Creatives abgebildete Personen: Dritte, die auf den hochgeladenen Bildern oder in den Videos zu sehen oder zu hören sind, etwa Models, Testimonials oder Mitarbeiter.
• In Anzeigentexten genannte Personen: Dritte, die in Texten, Markenkontext oder Prompts benannt werden.
• Ansprechpartner im Support: Personen, die dem Auftragsverarbeiter über den Live-Chat oder per E-Mail schreiben.

Anlage 3: Technische und organisatorische Maßnahmen

Diese Anlage fasst die Maßnahmen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DSGVO zusammen, mit denen der Auftragsverarbeiter personenbezogene Daten schützt.

Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Zutrittskontrolle

• Betrieb ausschließlich in Rechenzentren professioneller Anbieter mit Zutrittskontrolle (Anlage 4). Eigene Server-Hardware wird nicht betrieben.
• Anweisung an Mitarbeiter, nicht in öffentlich zugänglichen Räumlichkeiten zu arbeiten
• Arbeit im Home Office: Anweisung an Mitarbeiter, wenn möglich in einem von Wohnräumen abgetrennten Arbeitszimmer zu arbeiten

Zugangskontrolle

• Authentifizierung mit Benutzername und Passwort, Passwörter werden nur gehasht gespeichert
• Zwei-Faktor-Authentisierung für alle administrativen Zugänge
• Serverzugang ausschließlich über SSH-Schlüssel, keine Passwort-Anmeldung
• Automatische Desktopsperre und Anweisung, den Arbeitsplatz beim Verlassen zu sperren

Zugriffskontrolle

• Mandantentrennung auf Datenbankebene durch zeilenbasierte Zugriffsregeln (Row Level Security): jede Abfrage ist auf die Daten des jeweiligen Kontos beschränkt
• Rollenkonzept innerhalb eines Workspace (Vollzugriff, Bearbeiter, nur Lesen)
• Verschlüsselte Ablage der Zugangstoken zu den Werbeplattformen (AES-256), Schlüssel getrennt von der Datenbank
• Vom Verantwortlichen hinterlegte Zugangsdaten für Drittdienste werden verschlüsselt abgelegt und nicht an den Browser zurückgegeben
• Protokollierung von Zugriffen sowie von Anlage, Änderung und Löschung von Daten
• Anzahl der Administratoren so klein wie möglich gehalten

Trennungskontrolle

• Trennung von Produktiv- und Testsystem
• Getrennte Datenbank- und Speicherbereiche je Konto

Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Weitergabekontrolle

• Transportverschlüsselung (TLS) für alle Verbindungen zur Anwendung und zu den APIs
• Verschlüsselte Speicherung der Creatives im Objektspeicher
• Zugriff auf hochgeladene Creatives nur über kurzlebige, signierte Links
• Protokollierung von Zugriffen und Abrufen

Eingabekontrolle

• Protokollierung der Eingabe, Änderung und Löschung von Daten
• Nachvollziehbarkeit über individuelle Benutzerkonten, keine Sammelkonten
• Vollständige Historie jedes Launches und jeder Änderung an Anzeigen

Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

• Tägliche Sicherungen der Datenbank durch den Datenbank-Anbieter
• Hosting bei professionellen Anbietern mit redundanter Infrastruktur
• Überwachung von Anwendung und Hintergrundprozessen mit automatischer Alarmierung
• Trennung von Betriebssystem und Daten

Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung (Art. 32 Abs. 1 lit. d, Art. 25 Abs. 1 DSGVO)

Datenschutz-Management

• Bestellung der heyData GmbH als externe Datenschutzbeauftragte
• Nutzung der heyData-Plattform zum Datenschutz-Management
• Verpflichtung der Mitarbeiter auf das Datengeheimnis
• Regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter im Datenschutz
• Führen eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO)

Incident-Response-Management

• Meldeprozess für Datenschutzverletzungen gegenüber den Aufsichtsbehörden (Art. 33 DSGVO)
• Meldeprozess für Datenschutzverletzungen gegenüber den Betroffenen (Art. 34 DSGVO)
• Einbindung des Datenschutzbeauftragten in Sicherheitsvorfälle und Datenpannen
• Zentrale Fehlererfassung mit Auswertung und Nachverfolgung

Datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25 Abs. 2 DSGVO)

• Schulung der Mitarbeiter in „Privacy by design“ und „Privacy by default“
• Es werden nicht mehr personenbezogene Daten erhoben, als für den Zweck erforderlich sind.
• Verbindungen zu Werbeplattformen und Cloud-Speichern entstehen erst, wenn der Verantwortliche sie selbst herstellt.

Auftragskontrolle

• Weisungen an Unterauftragsverarbeiter in Textform, regelmäßig per Auftragsverarbeitungsvertrag
• Sorgfältige Auswahl der Auftragnehmer, insbesondere hinsichtlich Datensicherheit
• Laufende Überprüfung der Auftragnehmer und ihrer Tätigkeiten
• Sicherstellung der Löschung von Daten nach Beendigung des Auftrags

Anlage 4: Unterauftragsverarbeiter und weitere Empfänger

Diese Anlage ist inhaltsgleich zusätzlich unter uplads.com/de/subprocessors abrufbar.

1. Unterauftragsverarbeiter

Diese Dienstleister verarbeiten personenbezogene Daten im Auftrag des Auftragsverarbeiters.

OpenAI und Anthropic werden nur insoweit als Unterauftragsverarbeiter tätig, als die Nutzung der KI-Funktionen über den Auftragsverarbeiter abgerechnet wird. Hinterlegt der Verantwortliche einen eigenen API-Schlüssel des Anbieters, erfolgen die betreffenden Verarbeitungen auf Grundlage des Vertragsverhältnisses zwischen dem Verantwortlichen und dem Anbieter; der Anbieter ist insoweit Auftragsverarbeiter des Verantwortlichen. Hinterlegte Schlüssel werden verschlüsselt gespeichert und nicht an den Browser des Verantwortlichen zurückgegeben.

2. Empfänger auf Weisung des Verantwortlichen

Werbeplattformen, mit denen der Verantwortliche sein eigenes Konto verbindet. Sie sind keine Unterauftragsverarbeiter (§ 8 Abs. 6). Übermittelt wird nur, was der Verantwortliche selbst auslöst.

3. Optionale Integrationen

Diese Dienste kommen nur zum Einsatz, wenn der Verantwortliche sie ausdrücklich verbindet.